Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Päivitetty 28.7.2023

Rekisterinpitäjä

Tanssikoulu TR Studio Oy
Pietiläntie 6, 13130 Hämeenlinna
040-1313202

Y-tunnus: 2919145-3

Rekisterin nimi

Tanssikoulu TR Studion henkilörekisteri oppilaista, vanhemmista ja työntekijöistä

Rekisteristä vastaava henkilö

Tiia Redsven-Heino
info@trstudio.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä ylläpidetään Hobiver- ilmoittautumis- ja jäsenhallintarekisterissä, jolla hallinnoidaan oppilaiden, vanhempien ja opettajien tietoja sekä organisoidaan Tanssikoulu TR Studion opetustoimintaa. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan TR Studion hallinnon työntekijöillä sekä opettajilla. Opettajien käytössä ei ole oppilaiden tai vanhempien henkilö- tai osoitetietoja.

Rekisteriä käytetään opetuksen järjestämiselle välttämättömien tietojen hallintaan, asiakkaan laskutukseen sekä opetustoiminnalle välttämättömään tiedottamiseen. Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman asiakkaan suostumusta.

Rekisteriin tallennetaan opetusta, laskutusta sekä opetusjärjestelyitä koskevia tietoja.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennettavat tiedot pitävät sisällään asiakkaan nimen, sähköpostin, osoitteen, syntymäajan sekä puhelinnumeron, laskutustiedot, oppilaan opinnot ja opintohistoria, suoritetut opinnot ja todistukset, osallistuminen oppitunneille, kuvien ja materiaalien käyttöluvat, opettajan nimi, opettajan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), opettajien opetustyö, järjestetyt opetustunnit, opetustoimintaan liittyvät tilastotiedot ja oppilasmäärät. Alle 18-vuotiailta oppilailta kerätään myös huoltajatiedot: huoltajan nimi, syntymäaika, huoltajan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite).

Huoltajien tiedot kerätään tiedottamista ja laskutusta varten.

Tietojen säilytysaika

Tanssikoulu TR Studio säilyttää tietoja 5 vuotta opintojen päättymisen jälkeen. Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista oppilasrekisteristä opintojen päättymisen jälkeen.

Tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkailta itseltään asiakassuhteen aikana nettilomakkeella, puhelimitse, asiakastapaamisissa, sosiaalisen median palvelujen kautta, sähköpostitse sekä muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Ala-ikäisten huoltajien tiedot saadaan heiltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

Tietojen luovuttaminen

Tanssikoulu TR Studio luovuttaa asiakastiedot Maventalle, joka hoitaa Tanssikoulu TR Studion automaattista maksuvalvontaa, huomautuksia, perintää ja laskulainapalveluita. Mikäli laskut etenevät perintään, siirtää Maventa perinnän Visma Duetto-palveluun. Tanssikoulu TR Studio Oy:llä on oikeus luovuttaa tarvittavat henkilötiedot eteenpäin perintää varten.

Emme luovuta mitään asiakastietoja yrityksen ulkopuolelle (paisi ym. laskureskontra) ilman asiakkaan erillistä lupaa.

Emme luovuta tai siirrä asiakastietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot ovat tallennettuna järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisesti. Tietojen selailuoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttäjäoikeudet käyttäjäkohtaisesti. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan Tanssikoulu TR Studion hallinnon henkilökunnalla sekä opettajilla.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).